LOGICIEL DE GESTION COMMERCIALE : DÉFINITION
Un logiciel de gestion commerciale est un outil qui informatise toutes les opérations commerciales de l’entreprise. Ce logiciel de gestion s’inscrit dans l’ERP (Entreprise Ressource Planning) et/ou dans le CRM (Customer Relationship Management).
- Un logiciel de gestion commerciale centralise toutes les informations commerciales.
- Il automatise un maximum de tâches liées aux étapes de la Gestion Relation Client (GRC) : prospection, vente, livraison, facturation, fidélisation.
- Il collecte les données clés liées à ces étapes et fournit, en temps réel, des tableaux statistiques pour analyse
- Certains outils vont plus loin et proposent des fonctionnalités complémentaires : pour la gestion de projet par exemple ou un volet logiciel compta pour enregistrer les écritures comptables, les notes de frais, etc.
De fait, grâce à ce type d’outil CRM, vous optimisez la gestion commerciale de l’entreprise en la rendant plus rapide, plus fluide et en obtenant une vision affinée des indicateurs-clés..
LA GESTION COMMERCIALE D’UNE ENTREPRISE : DÉFINITION
Le terme de gestion commerciale est un terme englobant un grand nombre de fonctions et de ressources au sein d’une entreprise. La gestion commerciale regroupe toute la chaine commerciale de l’entreprise, de l’étape de la prospection à la conclusion de la vente du produit ou service de l’entreprise à ses clients.
La gestion commerciale concerne donc l’intégralité des méthodes et outils mis en place dans l’entreprise pour optimiser à la fois les relations commerciales, et la gestion des cycles de vente.
Une bonne gestion commerciale permet de piloter l’organisation, la gestion des interactions avec ses clients actuels et potentiels, mais également de suivre les ventes, les stocks. En possession de ces différentes informations, l’entreprise peut anticiper ses actions commerciales et son fonctionnement, raison pour laquelle on compare régulièrement la gestion commerciale d’une entreprise à sa colonne vertébrale.
A QUOI SERT UN LOGICIEL DE GESTION COMMERCIALE ?
Comme indiqué dans la définition, un logiciel de gestion commerciale est un outil central pour organiser, automatiser, mais aussi structurer et piloter le fonctionnement de l’entreprise. Grâce à ce logiciel, votre entreprise va assurer la gestion complète de ses services tout en obtenant des indices pour prendre des décisions stratégiques.
Plus exactement, avec un logiciel de gestion informatisé vous allez :
- établir des bons de commandes, bons de livraisons, factures de ventes et devis en 3 clics
- diminuer le temps consacré à gérer la facturation = création quasi automatique des contrats commerciaux (pas de ressaisie des informations)
- réduire le risque d’erreur lié à la saisie manuelle
- suivre les prospects dans le tunnel de conversion
- améliorer le taux de transformation
- centraliser les informations et documents commerciaux par client =améliore et accélère la gestion de la relation client
- faciliter le rapprochement bancaire,
- gagner en efficacité (alertes, voire relance automatique en cas d’impayés)
- avoir une vision affinée de l’activité commerciale et de la rentabilité de l’entreprise (grâce aux tableaux de bord pour suivre les commandes clients, les encaissements, le chiffre d’affaires par client, etc.)
- constituer une aide à la prise de décision stratégique
- = permet une gestion centralisée du service commercial
Par conséquent, un logiciel de gestion commerciale va permettre à l’entreprise d’avoir un véritable avantage concurrentiel, peu importe le secteur d’activité (BTP, logistique, transport, médical, artisan, commerçant, négoce, etc). L’informatisation de la gestion commerciale permet de gagner du temps car vos devis et factures, bons de commande et de livraison sont générés plus rapidement. Cet outil permet également de centraliser les informations et donc évite les duplicatas et les erreurs.
Grâce à cette solution logicielle, vous obtenez un tableau de bord en temps réel de tous les indicateurs de gestion commerciale. In fine, vous pilotez l’entreprise de manière fluide, sans erreur ni perte de temps en recherche d’informations.
Un autre des avantages du logiciel de gestion commerciale consiste dans l’uniformisation du processus commercial de votre entreprise. En effet, cela permet de vous assurer que tous les prospects, puis clients passent par les mêmes phases du tunnel de vente. Vous êtes ainsi certain que la ligne commerciale de votre entreprise est respectée.
COMMENT CHOISIR ENTRE LOGICIEL DE GESTION COMMERCIALE ET LOGICIEL DE GESTION D’ENTREPRISE ?
La distinction et le choix entre les deux catégories de logiciels doit se faire en considération des besoins de l’entreprise.
L’entreprise a-t-elle besoin d’optimiser l’intégralité de son processus commercial ? A-t-elle uniquement besoin d’optimiser la facturation et la relance des impayés ? Veut-elle un logiciel lui permettant d’englober l’intégralité du processus commercial, mais sans la partie administrative ? Son développement dans un futur proche l’amène-t-elle à choisir un logiciel pouvant ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure pour accompagner son développement ?
Après avoir identifié les besoins de son entreprise, le dirigeant ou les fonctions stratégiques de l’entreprise peuvent évaluer le périmètre d’actions des logiciels pour sélectionner le type de logiciel adéquat.
Il faut savoir pour le choix du logiciel de gestion commerciale adapté à l’entreprise que la plupart de ces logiciels, s’ils proposent l’intégralité des fonctions commerciales, ont toutefois une fonctionnalité dominante (CRM, facturation, trésorerie…). Il convient donc bien se renseigner sur la fonctionnalité principale des différents logiciels, car en fonction de leur fonctionnalité dominante et des tarifs pratiqués, votre entreprise n’a peut-être (voire surement pas) intérêt d’opter pour un logiciel ayant des fonctionnalités CRM très développées, si vous souhaitez principalement avoir accès à un logiciel de trésorerie par exemple.
COMMENT DÉTERMINER SES BESOINS ?
Pour vous aider à identifier vos besoins spécifiques, nous vous conseillons de faire appel à un expert (expert-comptable, un conseiller en gestion ou un expert parmi les consultants avec lesquels vous travaillez). Ce professionnel vous apportera un regard extérieur et une aide à la décision ; à savoir choisir un logiciel d’entreprise adapté à votre modèle économique et votre organisation. Avant de procéder au choix de votre solution de gestion, il est important de bien identifier vos besoins ainsi que vos objectifs. Vous devez pour cela apporter des réponses aux questions suivantes :
- Quelles sont les fonctionnalités nécessaires pour le bon fonctionnement de votre entreprise ?
- Quelles sont les spécificités de votre activité ou de votre métier ?
- Quels sont les modules de gestion complémentaires qui vous paraissent pertinents ?
- Quelle est la taille de votre entreprise (TPE, PME, grande entreprise ?)
- Quel sera le taux d’acceptation par vos équipes ?
- Faut-il un module de gestion commerciale collaborative avec plusieurs accès ?
- Quelles sont les préférences d’utilisation (mode Saas* et Cloud, logiciel à télécharger sur les postes de travail, etc.) ?
*Saas signifie “Software as a service ” et signifie que l’outil est une version en ligne du logiciel, via une connexion Websécurisée.
COMMENT CHOISIR UN LOGICIEL DE GESTION COMMERCIALE ?
Traçabilité et centralisation de l’information
L’objectif de votre outil de gestion sera de centraliser votre entreprise avec 1 seul outil. Cela vous permettra de gagner du temps dans la gestion quotidienne (documents archivés par exemple).
Comment mettre en place un logiciel de ce type ? Plus de simplicité
En absence d’un logiciel de gestion commerciale, les équipes de l’entreprise utilisent souvent des logiciels bureautiques (ex. : bureautique Excel) pour la gestion de l’activité de l’entreprise (activité commerciale, gestion des stocks, etc.). Ces logiciels ont l’avantage d’être simples d’utilisation : un bon logiciel de gestion commerciale doit également être simple à manipuler ; offrir une bonne ergonomie pour ne pas casser les habitudes des équipes.
Avec le développement des technologies Web, la dématérialisation, le développement des Smartphones et des tablettes, l’accès à l’information en temps réel est devenu une habitude : un bon logiciel de gestion commerciale doit également garantir cette flexibilité. Il doit représenter un gain de temps pour les équipes, c’est pourquoi il doit pouvoir se connecter avec n’importe quel support (tablette, ordinateur, Smartphone) ou de système d’exploitation (iOS, Android, Windows…).
Le logiciel doit être simple d’utilisation mais aussi intuitif. Bien évidemment, les données conservées seront toujours sécurisées.
Un logiciel adapté à votre activité et à votre taille
Une entreprise industrielle n’aura pas les mêmes besoins qu’une société de services. Pour une entreprise de service, le logiciel de gestion commerciale aura son utilité dans la bonne gestion de la facturation, des rendez-vous, des plannings des collaborateurs par exemple.
Pour une société industrielle, la valeur ajoutée du logiciel sera probablement dans la bonne gestion de ses stocks. La même comparaison peut se faire selon que l’entreprise soit de grande taille ou de petite taille (TPE, PME). Un logiciel de gestion commerciale doit donc s’adapter à l’activité de l’entreprise, et à sa taille.
Un outil complet, avec des fonctionnalités adaptées à l’entreprise
Un bon logiciel de gestion commerciale est un logiciel complet, ce dernier doit assurer à l’entreprise toutes les fonctionnalités dont elle aura besoin pour son bon fonctionnement. Il est conseillé d’utiliser un logiciel qui répond à de nombreuses fonctions ( la comptabilité, la gestion commerciale, la gestion des stocks, etc.) cela vous évitera d’installer et d’utiliser de nombreux logiciels en même temps, et donc de gagner en efficacité.
COMBIEN COÛTE UN LOGICIEL DE GESTION COMMERCIALE ?
Les coûts d’un logiciel de gestion commerciale varient. Il faut au préalable déterminer :
- Le nombre d’utilisateurs prévus
- Le volume de donner à traiter
- Les fonctionnalités attendues
La mise en place du logiciel peut être plus coûteuse lorsque l’entreprise demande un certain niveau de personnalisation des paramètres ou dans le cadre de l’intégration de solutions logicielles type ERP ou progiciel de gestion intégrée – progiciel erp.
D’après nos observations, les auto-entrepreneurs, TPE et PME ont souvent recours à des outils plutôt positionnés comme logiciel de facture avec des modules complémentaires intégrés : module comptabilité , module gestion des stocks, module suivi de client et prospect… Ce type d’outil se rapproche, voire est équivalent à un CRM / logiciel de gestion commerciale, même s’il se présente comme un outil uniquement dédié au devis facturation et à la gestion des contrats commerciaux.
À l’inverse, les structures plus grosses, préféreront utiliser un logiciel de gestion commerciale positionné comme tel, compatible avec leur logiciel de comptabilité. Forcément, cette solution est plus complète donc plus onéreuse. Le volet comptabilité gestion, mais surtout le volet dédié aux actions commerciales est généralement plus poussé dans un logiciel commercial avec l’automatisation de nombreuses actions en plus de la gestion des factures, notamment dans le suivi des contacts dans le cycle de vente, la segmentation des prospects, la relance automatique pour impayé, la personnalisation de nombreux paramètres, des tableaux d’aide à la décisions sophistiqués.
Dans tous les cas comme vous pouvez le constater, un logiciel de gestion commerciale ou simplement d’automatisation des factures est un levier de la performance, tant pour les auto-entrepreneurs et petites entreprises, les pme-pmi que pour les grandes entreprises. Il permet de gérer son activité avec beaucoup plus de finesse et de réactivité. Vous y gagnez forcément !